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實(shí)驗(yàn)室管家分享:這些實(shí)驗(yàn)室采購(gòu)制度你知道嗎?

[2017/8/8]

    相信作為實(shí)驗(yàn)室管家,你應(yīng)該有跟我一樣的感受:每次采購(gòu)都是比價(jià)比到心累,檢查是否重復(fù)購(gòu)買檢查到心煩;而且采購(gòu)量一多,就得花上成倍的心思,但是,由于采購(gòu)的試劑耗材的質(zhì)量又會(huì)直接影響科研實(shí)驗(yàn)的成果,所以,又無(wú)法忽視其重要性。
 

那么,對(duì)于實(shí)驗(yàn)室的采購(gòu)工作,究竟該如何才能有效地進(jìn)行呢?下面我就跟大家分享一下我們實(shí)驗(yàn)室的采購(gòu)制度。
 
總則
 
為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室物資采購(gòu)的管理,進(jìn)一步規(guī)范實(shí)驗(yàn)室的采購(gòu)工作,確保采購(gòu)物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉,根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況,現(xiàn)制定本制度。
 
采購(gòu)原則
 
1.比價(jià)、定點(diǎn)采購(gòu)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則
 
所有科室所需的試劑耗材、儀器設(shè)備、勞保用品、辦公用品、及日常工作所需物品的購(gòu)買,都應(yīng)由所需科室提出購(gòu)買物資申請(qǐng),并由辦公室負(fù)責(zé)匯總。凡是能在定點(diǎn)采購(gòu)的物品,要納入定點(diǎn)采購(gòu),不能列為定點(diǎn)采購(gòu)的,按采購(gòu)原則,進(jìn)行市場(chǎng)比價(jià)采購(gòu)。
 
2.單一來(lái)源采購(gòu)遵循公開(kāi)、公平、擇優(yōu)的原則
 
凡采用單一來(lái)源采購(gòu)方式(包括:定點(diǎn)采購(gòu))的,應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、擇優(yōu)的原則,按照權(quán)限由部門相關(guān)人員與申購(gòu)單位共同確定供應(yīng)商。
 
3.按審批計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)
 
所有可是所需的采購(gòu)都必須是在審批計(jì)劃之內(nèi)的,不準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃外的物品。如若有未采購(gòu)的,可以提到下次的采購(gòu)計(jì)劃之中;若采購(gòu)的東西是急需物資,那么也許當(dāng)天走審批計(jì)劃,然后等審批過(guò)后再進(jìn)行購(gòu)買。
 
如何確定定點(diǎn)供應(yīng)商
 
1.根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研,認(rèn)真考察,貨比三家,以質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、售后服務(wù)好、質(zhì)量好、信譽(yù)好為原則,方能定為定點(diǎn)供貨單位。
 
2.每年進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)及供貨信譽(yù)考核,根據(jù)考核結(jié)果,確定或淘汰定點(diǎn)供應(yīng)商。
 
3.建立供貨商名錄,根據(jù)情況變化及時(shí)更新。對(duì)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,辦公室應(yīng)建立檔案,索取有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及各類相關(guān)的證照。并每年對(duì)供應(yīng)商做出評(píng)價(jià)。
 
4.建立《實(shí)驗(yàn)室采購(gòu)物資臺(tái)賬》,要求記錄全面、準(zhǔn)確、真實(shí)。
 
采購(gòu)程序
 
1.辦公室隨時(shí)了解中心各科室試劑耗材需求情況并確定中心所需用品采購(gòu)計(jì)劃;各科室科長(zhǎng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要,提出所需用品需求計(jì)劃,由辦公室統(tǒng)一匯總,填制《實(shí)驗(yàn)室物資采購(gòu)申請(qǐng)審批表》并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字。
 
2.大宗儀器設(shè)備和固定資產(chǎn)采購(gòu),各部門因工作需要購(gòu)置的,須先提出《采購(gòu)申請(qǐng)單》注明用品名稱、規(guī)格、型號(hào)、用途等具體要求,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,按照下款采購(gòu)原則進(jìn)行辦理。
 
3.按需求統(tǒng)一購(gòu)買,采購(gòu)工作要科學(xué)、合理、增強(qiáng)透明度。采購(gòu)前,成立由主管部門組成的市場(chǎng)調(diào)查組,調(diào)查組須有三個(gè)或三個(gè)以上部門組成,成員不得少于三人。其職責(zé)是根據(jù)辦公室提交的已由單位領(lǐng)導(dǎo)審批的《實(shí)驗(yàn)室物資采購(gòu)申請(qǐng)審批表》所涉及內(nèi)容,逐一詢質(zhì)問(wèn)價(jià),做好市場(chǎng)調(diào)查,貨比三家,力爭(zhēng)達(dá)到貨真價(jià)實(shí)、優(yōu)質(zhì)低價(jià),最終確定被采購(gòu)單位、價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息,并在《實(shí)驗(yàn)室物資采購(gòu)申請(qǐng)審批表》上簽字確認(rèn)。報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后,進(jìn)入購(gòu)買程序。
 
驗(yàn)貨
 
1.所采購(gòu)的辦公用品到貨后,由采購(gòu)物品管理員進(jìn)行驗(yàn)收,經(jīng)核對(duì)(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量等)無(wú)誤后,簽字驗(yàn)收。
 
2.付款:
 
辦公室收到供貨單位發(fā)票后,須查驗(yàn)訂貨單位合同,核對(duì)所記載的發(fā)票內(nèi)容并在發(fā)票背面簽字認(rèn)可后,攜驗(yàn)收入庫(kù)單結(jié)算發(fā)票,交主管部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,做好登記,做到帳、卡、物一致,最后交財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。
 
保管
 
采購(gòu)的試劑耗材或儀器設(shè)備入庫(kù)后,收發(fā)員/設(shè)備管理員按物品種類、規(guī)格、等級(jí)、存放次序、分區(qū)堆碼,不得混亂堆放,并由辦公室記賬員/設(shè)備管理員按送貨單序號(hào)和貨單內(nèi)容在辦公用品或設(shè)備收發(fā)存帳冊(cè)上進(jìn)行登記。收發(fā)員/管理員必須清楚地掌握辦公用品/設(shè)備庫(kù)存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)、防火、防潮等保全措施。
 
采購(gòu)紀(jì)律
 
1.參與物品采購(gòu)的工作人員,不準(zhǔn)參加可能影響公平競(jìng)爭(zhēng)的任何活動(dòng);不準(zhǔn)收取供貨方任何名目的“中介費(fèi)”、“好處費(fèi)”;不準(zhǔn)在供貨方報(bào)銷任何應(yīng)由個(gè)人支付的費(fèi)用;不準(zhǔn)損害單位利益,徇私舞弊,為對(duì)方謀取不正當(dāng)利益。
 
2.物品采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項(xiàng),應(yīng)首先用于降低采購(gòu)價(jià)格;確屬難以用于降低采購(gòu)價(jià)格的,一律進(jìn)入財(cái)務(wù)帳內(nèi),不得由部門坐收坐支,不得提成給經(jīng)辦人員。
 
3.對(duì)違反規(guī)定的行為,應(yīng)追究有關(guān)責(zé)任人紀(jì)律責(zé)任,由此造成的損失由責(zé)任人賠償,并按單位相關(guān)規(guī)定懲處。
 
小結(jié)
 
現(xiàn)如今,我們實(shí)驗(yàn)室在采購(gòu)管理這一塊仍然采用的是較為傳統(tǒng)的方式,所以隨著實(shí)驗(yàn)室的不斷壯大,我在采購(gòu)這一方面越來(lái)越力不從心了。不過(guò)慶幸的是,前不久實(shí)驗(yàn)室在嘗試使用試劑耗材管理軟件,i-Lab智慧實(shí)驗(yàn)室輔助管理。據(jù)說(shuō)它可以在線申購(gòu)、生成采購(gòu)訂單并下單。相信等實(shí)驗(yàn)室普及使用的時(shí)候,采購(gòu)工作的效率會(huì)大大提高很多!